＼総務課豆知識／

2025年8月26日
＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識【第２３回工事精算に関するあれこれ】
総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪ このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！今回は第２３回目！総務課・山本さんに聞く【工事精算】についてのあれこれ～！総務課の主な業務の工事精算という業務があります！具体的にはどのようなことをしているのか、聞いてみました！ Q.工事精算業務とはなんですか？ A.エアコンや給湯器等、建物に関する設備を修理・交換をする際にかかったお金を精算するための業務です。工事終了後、業者さんから来た書類の内容が正確かを確認し、それを元に負担先に向けて見積書や請求書を作成する業務のことをいいます。 Q.具体的にどんなことを行っていますか？ A.オーナー様や、場合によっては入居者様宛に、見積書や請求書を作成します。これらの書類には施工内容や金額、請求書には振込口座や入金期限を明記します。見積書はご提案の内容もありますので、請求書では最終的に決定した内容を書き換えます。また、お預かりしたお金を振り分けてお支払いする業務もございます。 Q.工事の精算にあたってどんな質問を多く受けますか？ A.工事関連の書類はオーナー様へ向けての発行が多いです。そのため、オーナー様からどこの口座に振込みをすれば良いのかなどよくお問合せをいただきます。施工内容が多くなればそれだけ記載の内容も多いため、見づらいかもしれません。 Q.工事精算の業務にあたって気を付けていることはなんですか？ A.見積書や精算書では、記入されている金額が細かかったり、施工内容に耳馴染みのない言葉も多くあります。金額間違いや文字の打ち間違いをしやすいので、作成後の最終確認は欠かせません。総務課だけでなく、物件の担当も確認するなどダブルチェック行っています。 Q.工事精算を行う上で、大変だなと思うことはありますか？ A.内容によっては半額がオーナー様、半額が入居者様など、請求先が複数になることがあります。その場合、一方から入金が遅れ続けると完了できず、管理が大変になります。また人為的なものですが、請求書を作る際施工内容が多いと記入漏れがあり、元々の請求額と金額が合わない等がよくあります。消費税を計算した際、小数点の関係で1円の増減があり、見直しが必要になるなどもありがちです。 Q.正確に行わなければいけない大事な業務ですね。 A.工事に関する書類は間違えやすい項目が多いため、他の書類よりもとても気を張ります。皆様に正確な情報でお渡しできるよう注意深く作成しています。書類の見方など、ご不明な点はいつでもご連絡下さい。以上、総務課山本さんに聞く工事精算についてのあれこれでした！次回は、総務課の大事な業務のひとつ、【退去精算】について聞いてみたいと思います！
浜商スタッフブログ＼総務課豆知識／
2025年7月29日
＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識【第２２回電子契約に関するあれこれ】
総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪ このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！今回は第２２回目！総務課・高橋さんに聞く【電子契約】についてのあれこれ～！ついに当社でも始まる電子契約！今後は色々なものがこうなっていくであろう電子契約について、きいてみました！ Q.いよいよ当社でも電子契約がはじまりますね！簡単に電子契約とは？ A.電子契約とは、電子文書に電子署名をして取り交わされる契約のことをいいます。いろいろな契約を電子契約で締結することができますが、弊社ではまず賃貸借契約の電子契約を開始する予定です。賃貸管理をさせていただいている住居・駐車場の契約締結に限って、先行して電子契約を導入いたします。 Q.不動産賃貸の電子契約にはどんなメリットがありますか？ A.オーナー様・入居者様は、ご来店しなくても場所や時間を選ばずに契約手続きを進めることができます。また、当社としては契約書類の郵送が不要となり、コスト削減というメリットもあります。 Q.仕組みを作る上でどんなことに苦労・工夫しましたか？ A.オーナー様・入居者様が安心して契約の締結ができるよう、たくさんの確認を行いました。一番は法規制への対応やセキュリティリスクの検証に時間を費やしましたね。また、社内の契約締結までのルール改定や書式の見直しにも十分検証を重ねてまいりました。 Q.今後、契約者様からどのような質問があると予想されますか？ A.電子契約では契約締結後、契約者様に電子署名付きのPDFファイルが送られてきます。15日以内にご自身でダウンロードして書類保管をしていただきますが、ダウンロード忘れなどのご相談がくるかもしれません。こちらは、大切なデータファイルになります。弊社の担当者からもダウンロードをご案内をさせていただきますので、ご安心ください。 Q.運用していくために、社内ではどのようなことを行いましたか？ A.電子契約開始に伴い、管理スタッフ全員に数回にわたるロールプレイングを実施しました。契約者様に分かりやすいご案内ができるよう、今後も継続していく予定です。また、社員のITリテラシー向上のため社内研修も実施しております。 Q.電子契約するうえで、どんなことに注意すればいいですか？ A.コロナ禍を経て、多方面での契約が電子化されています。契約者様は、従来の紙の契約と同様に契約内容をしっかり確かめて納得した上で、ご契約締結することが大切となります。また、紙と同様にきちんとデータを保管することも大事です。クラウドなど保管する場所をご自身で決めておくといいかもしれません。 Q.これから活発になっていく電子契約、よく理解して利用したいですね！ A.2022年5月に宅地建物取引業法改正がありました。これにより重要事項説明や売買契約締結などがオンラインで完結できるようになり、不動産取引の電子化が全面解禁されました。初めての電子契約を締結される際は、不安があるかもしれません。ご不明な点は、なんでも弊社担当者にご質問ください。以上、総務課髙橋さんに聞く電子契約についてのあれこれでした！次回は、総務課の大事な業務のひとつ、【工事精算】について聞いてみたいと思います！
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2025年7月18日
＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識【第２１回領収書に関するあれこれ】
総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪ このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！大台に乗った第２１回目！総務課・柳田さんに聞く【領収書】についてのあれこれ～！大人になればだれでも使うことのある領収書。当社で関わることの領収書について聞いてみました！ Q.領収書とはなんでしょう？ A.領収書は、商品やサービスの代金が支払われたことを証明する書類です。支払った側は支払った証拠として、受け取った側はお金を受け取った証拠として領収書を使用します。普通の生活でも、お店で買い物をしたときに発行されますよね。 Q.当社はどんな場面で領収書を発行しますか？ A.オーナー様から更新手数料を頂く際、売買契約の仲介手数料など、多種にわたり発行することがあります。売買関連などの金額が大きい額の際には、慎重に発行する必要がありますね。契約時の敷金の領収書をもらえないか、という質問がよくありますが、敷金はお預かり金なので領収書は発行されません。逆に、工事業者さんなどからオーナー様へ発行されたものをまとめてお送りする時、領収書を預かったりします。 Q.社員から経費としても領収書の提出がありますね、たとえばどんな内容ですか？ A.業務上発生する経費ですね。たとえばお客様をご案内する際のコインパーキング代であったり、その他公的機関での調査等で支払ったものなどです。物件の管理に必要なものの領収書などもあります。 Q.経費の処理は、どのように社員に返していますか？ A.領収書の処理は、アプリにて経費精算も検討していますが、現在は個別にまとめて計算して封筒に現金を入れてメンバーに手渡しをしています。少額でも現金で貰える嬉しさが、メンバーからはこのままが良いという意見もあります。しかし、だんだんと両替ができる金融機関の支店が減って来ているので、今後WEB化への検討が必要と考えています。 Q.自社の領収書の処理についてどうしてますか？ A.自社の領収書の処理は、月ごとにまとめてスキャンし、PDFで保存をしています。現在では念の為、紙での保存もしています。枚数も大変多くなりますので、紙での保存は時期を見て無くしていくことも検討しています。 Q.適切な保管が大事ですね。 A.そうですね、決算時などにはエビデンスになりますので、きちんと保管することが重要です。どんなときでもさっと確認できるよう、明確に解りやすく保管することを心がけています。以上、総務課柳田さんに聞く領収書ついてのあれこれでした！次回は、これから増えてくる、【電子契約】について聞いてみたいと思います！
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2025年5月24日
＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識【第２０回問合対応に関するあれこれ】
総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪ このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！記念すべき第２０回目！総務課・山本さんに聞く【問合対応】についてのあれこれ～！いつでも当社窓口の最前線！お問い合わせを受け付けることが多い総務課は、どんなことを念頭に置いて対応しているのか、教えてもらいました！ Q.当社への問い合わせはどのような方法が多いでしょうか？ A.電話やHPを経由してメールでのお問い合わせが特に多いです。最近ではInstagramやX（旧Twitter）などのSNSからもお問い合わせをいただいています。他にも、総務課へのご質問を管理課の物件担当伝いにいただくということもあります。 Q.どのような内容が多いでしょうか？ A.入居者様からは室内の不具合や契約更新・解約の手続きについての連絡が多いですね。また、一般のお客様からは賃貸のお部屋探しのご相談が特に多いです。その他にも所有されている物件を売りたい・貸したい等のご相談をいただくこともあります。 Q.受付時に気をつけていることはなんですか？ A.管理関係は多岐に及び、管轄が複雑ですので、問合せの内容を正確に汲み取ることが大事です。もちろん内容によっては、緊急を伴うこともあります。そのたためできるだけ早く内容を把握し、担当部署にお繋ぎすることも大事です。もしその場で担当部署からの対応が難しい場合は、内容を伺い適宜ご案内することもあります。また個人情報を取り扱う機会も大変多く、取得した情報は速やかに登録やデータ保管し、書類は速やかに破棄するようにしています。 Q.当社に問い合わせいただいても対応できない内容はありますか？ A.口座の変更や引き落とし状況の確認等などの、家賃保証会社に関するお問い合わせは弊社で対応ができません。個人情報の観点から、当社からお問い合わせもできませんので、ご契約者様より保証会社へ連絡をお願いしています。また、火災保険もお取り扱いの商品によっては保険会社へ直接ご連絡をお願いする場合もあります。 Q.今後、問い合わせ窓口としてどんなものを検討していますか？ A.入居者の方向けに、入居者アプリの導入を検討しています。専用アプリを利用すれば、営業時間外でも連絡が受けることが可能なります。場合によっては、正しいお問合せ先をその場でご案内することもできます。またLINEは国内でユーザー数が大変多いので、お客様も利用しやすいのではないかと現在検討中です。 Q.いろんな角度からのお問合せを集約して対応しているんですね！ A.お問い合わせをいただいた際、迅速かつ柔軟な対応を心がけています。またお忙しい方々でも連絡をしやすいよう、近い将来アプリの導入も考えています。何かお困りのことがございましたらご都合に合わせてご連絡下さい。以上、総務課山本さんに聞く問合対応についてのあれこれでした！次回は、意外と複雑、【領収書】について聞いてみたいと思います！
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2025年5月1日
＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識【第１９回顧客管理に関するあれこれ】
総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪ このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！第１９回目の今回！総務課・塩野谷さんに聞く【顧客管理】についてのあれこれ～！お取引をいただいている顧客様の情報管理！DXとセキュリティの時代に、どのような管理を行っているか聞いてみました！ Q.当社がお取引させていただいたことのあるオーナー様はどのくらいにのぼるのでしょうか？ A.現在管理をさせていただいている戸数は約1,500戸あります。オーナーチェンジがあったり、新たにお付き合いをさせていただくことになったりと増減はありますが、のべオーナー様数も約1,500ほどとなります。 Q.その膨大なオーナー様の情報をどのように管理していますか？ A.以前はすべて紙に印刷、物件ごとのファイルに格納していたので、必要な情報を探すのも一苦労でした。保管場所の確保や安全性、正確性についても課題がありましたが、基幹システムの導入などによりパソコンで管理できるようになりました。特定の操作権限を数人に絞ったり、全員自分専用のID・パスワードで操作することで、いつ誰がどのような操作を行ったかなどがわかります。これによって情報操作ミスなどを防いでいます。 Q.通常のデータに加え、どのような管理が必要になりますか？ A.お名前や住所などの基本情報に加え、物件の情報や契約内容、入出金を管理しています。オーナー様の書類の送付先や口座情報、その変更履歴などの記録も重要です。また、当社からお送りするご挨拶やセミナーのご案内送付可否などの管理も必要としています。 Q.オーナー様データに関する一番よくあるご連絡はなんですか？ A.オーナー様よりよくいただくご連絡は、住所や口座の変更です。担当経由であったり、直接浜商不動産にご連絡いただくこともあります。いずれにしても、ご依頼をいただいたらすぐに登録情報の変更を行っています。社内的なお話ですが、物件担当の変更があった際も基幹システムで一括変更し、すぐに対応できる状態にしています。 Q.これからどのような管理の姿を目指していますか？ A.契約書などまだまだ紙媒体の多い業界ですが、やはり電子契約が普及してきています。今後は紙でのやりとりが減り、データでのやりとりが増えていくと思います。ご連絡についても、現在はお電話・メールからとなりますが、オーナーアプリの運用もできればいいなと思っています。情報の一元管理、連絡窓口の一本化ができると、お客様にとっても今よりもっと便利になると考えています。 Q.顧客データの整理保管に加え、業務効率を高めることも大事ですね！ A.常に個人情報が目の前にあるような業務なので、取り扱いには注意が必要です。色々な工夫を経て効率的な情報管理ができるようになりましたが、1つ1つの重要性を忘れずに気を引き締めて業務を行っていきます。以上、総務課塩野谷さんに聞く顧客管理についてのあれこれでした！次回は、不動産管理会社の【問合対応】について聞いてみたいと思います！
浜商スタッフブログ＼総務課豆知識／
2025年3月27日
＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識【第１８回連帯保証人に関するあれこれ】
総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪ このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！第１８回目の今回！総務課・高橋さんに聞く【連帯保証人】についてのあれこれ～！賃貸借契約時に必要になる連帯保証人について！保証人にはどのような責務が課されるのか等、詳しくきいてみました♪ Q.当社の契約で連帯保証人になれる条件はありますか？ A..基本的には契約者様の３親等内の親族の方で、安定した職業に就き、支払い能力のある人でお願いしています。ただし、年金受給者の方でも連帯保証人になれる場合がありますので、詳しくは担当者にご相談ください。 Q.連帯保証人になるとき、どのような審査が行われますか？ A.賃貸契約のお申込書に記載いただきました職業、年収、財産など総合的に審査をさせていただきます。審査が通らない場合は他の連帯保証人を立てていただく場合もあります。 Q.保証人限度額とはなんですか？ A.保証人極度額とは、連帯保証人が支払わなければいけない債務の上限額です。賃貸借契約においては、借主が家賃や更新料、修繕費などを支払えない場合に、保証人が代わりに支払う金額の上限を指します。 Q.当社の限度額はいくらに設定されていますか？ A.総賃料の24か月相当分です。例えば、賃料50,000円・共益費5,000円のお部屋のご契約ですと1,320,000円が連帯保証人が支払う限度額となります。 Q.連帯保証人はどんなときにどんなことをする可能性がありますか？ A.連帯保証人は借主が家賃の支払いを行わなかった場合のほか、設備を破損してしまうなど、何らかの問題が起こった際には、代わって滞納した家賃や修理費を支払う必要があります。また「騒音トラブル」等、借主が負う全ての債務を保証します。 Q.当社は保証会社もつけますが、保証会社との違い・必要性はなんですか？ A.連帯保証人も保証会社も借主の債務を保証する役割を担います。ただし、連帯保証人は借主が近隣トラブルを起こした場合や過失により損害賠償を発生させた場合など保証会社では対応しきれないリスクを担うのが連帯保証人の役割です。 Q.保証人を変えたい、なくなったときなどの手続きは？ A.連帯保証人を変更したい場合は大家さんや管理会社の承諾が必要です。変更には、改めて審査を通過、保証人確約証のご提出が必要となります。また、連帯保証人様がお亡くなりになって、他の方を立てていただく場合も同様の手続きとなります。 Q.ちゃんと理解した上で、連帯保証人になる必要がありますね。 A.連帯保証人についてわかりにくいこともあると思います。少しでも疑問点などがありましたら担当者へお気軽にお問合せください！以上、総務課髙橋さんに聞く連帯保証人についてのあれこれでした！次回は、不動産管理会社の【顧客管理】について聞いてみたいと思います！
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2025年2月25日
＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識【第１７回会社決算に関するあれこれ】
総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪ このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！第１７回目の今回！総務課・柳田さんに聞く【会社決算】についてのあれこれ～！総務などをやっていない限りあんまり関わることがない会社の決算作業！一般的にどんなものか、また当社ではどんなふうに行っているのか、きいてみました！ Q.会社の決算期とはなんですか？ A.すべての企業は、事業年度ごとに、収支・損益をまとめてその期間の経営状態を明らかにするために決算を行わなければなりません。決算期は企業の事業年度の最終月のことで、決算月とも呼びます。事業年度は1年以内の任意の期間で自由に決めてよいことになっていますが、大半の企業では1年間としています。 Q.決算期はどこかに明記されているんですか？ A.定款という、会社設立時に発起人全員の同意のもとで定める企業の根本原則が記載された「会社の憲法」とも呼ばれている書類があります。これは会社設立時に必要な書類です。定款を確認すると、会社の決算日や決算月が記載されています。 Q.定款を見て、決算期などの情報を知ることはできるんですか？ A.はい、できます。しかし、どうやって閲覧するの？と疑問が出てきます。会社法上、定款の閲覧請求権というものが認められていますが、これはだれでも行使できるわけではなく、株主か債権者に限定されています。他の方が見たい場合、例外的に閲覧したい会社を管轄している法務局で「登記事項証明書」を請求すると閲覧できるケースがあります。その場合に閲覧できるのは登記事項、取締役氏名、事業目的など登記された項目のみです。なので簡単には目にすることのできない書類という事になりますね。 Q.法人にかかる税金ってどんなものがあるんですか？ A.例えば、法人税・法人住民税・法人事業税・特別法人事業税・消費税及び地方法人税など、数種類の税金を納付する必要があります。規模や売上によって税率なども変わりますので、税理士など専門の方に確認するとよいかと思います。納付期限は、種類によって異なっているので、それぞれ指示に従い納付します。 Q.当社では納税関係をどのように管理していますか？ A.通常、税理士さんによる会計監査を月1で行っています。売上状況や支出面などを明確にして今後の動きなどを検討しています。それを元に、決算時に詳細を詰めて決算書類を作成していただきます。基本は会計ソフトを税理士や監査法人と共有してますので、いつでも相談ができる状態を作っています。 Q.紙ベースで管理しているものなどはありますか？ A.決算書は、1年分を紙とPDFで保存をしています。請求書等は、電帳法に対応したシステムに保存すると共に保存が無理なものは、紙での保存もしています。すべてWEBで管理できるのが理想ではあるのかと思いますが、今後の課題となりますね。 Q.当社はどうやって納税しているんですか？ A.現在は、銀行窓口で納税していますが、e-TAXなどの利用に向けて準備を進めています。稼働すれば、銀行窓口へ行かずに時間を有効に使うこともできます。とは言っても、銀行さんとのコミュニケーションも必要な時も有りますので、上手く使い分けることが出来たら良いと考えています。 Q.複雑な法人の税金関係、ちゃんと管理運営を行う必要があるんですね。 A.そうですね。会社にとって納税はとっても重要なところでもありますので、期限を守らないとペナルティを課されることになります。日々、期限などは確認しながら業務を行っております。以上、総務課柳田さんに聞く会社決算についてのあれこれでした！次回は、不動産管理会社の【顧客管理】について聞いてみたいと思います！
浜商スタッフブログ＼総務課豆知識／
2025年1月21日
＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識【第１６回建物登記に関するあれこれ】
総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪ このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！第１６回目の今回は！総務課・高橋さんに聞く【建物登記】についてのあれこれ～！名前は聞くけどよくわからない建物登記。契約書に明記されているけどどういう意味・・・・？そんな建物登記について詳しく聞いてみました！ Q.不動産登記とはなんでしょうか。 A.建物登記とは行政手続きの仕組みの一種で、土地や一戸建て、マンションといった不動産の所有者の氏名と住所などを公示したものです。それを記載した公的な証明書を登記簿謄本と言います。 Q.登記情報がだれでも見れるって本当ですか？ A.はい、登記情報はその不動産の所有者以外の人でも取得・閲覧ができます。安心して取引を行えるように、法的責任の所在など情報を公示することが目的となっているからです。IDの登録が必要になりますがネットで閲覧することもできますし、法務局やオンラインで登記簿謄本を取得することも可能です。 Q.賃貸で借りる時、建物登記のどんなところをチェックすればいいですか？ A.構造や貸主と所有者が同じかどうかの情報などは、もちろん確認したほうが良い事項ですよね。また、抵当権が設定されているかどうかなどの権利関係については必ず確認してください。 Q.抵当権ってなんですか？ A.オーナー様はマンションを建てるときや購入時に、金融機関からお金を借りることがあります。抵当権とは、その時に金融機関との間にローンを組んで設定する権利のことです。もしローンの返済が契約通りに行われなかった場合に、その不動産が担保となります。 Q.どんなふうに影響するんですか？ A.もし競売になった時、新しい所有者は６か月後までに入居者に退去を求めることができるので、入居者は退去せざるを得なくなってしまうんです。あまり頻繁に起こることではありませんが、そういう可能性もあるため抵当権が設定されているかどうかの確認は大切です。 Q.不動産会社は登記を確認することがありますか？ A.売買契約はもちろん賃貸契約でも、登記事項を確認した上で重要事項説明書を作成し説明しなければなりません。そのため、契約時には必ず最新の登記事項証明書を取得しています。 Q.マイホームを建てたときも登記が必要ですか？ A.新築時は表題登記といって、建物の所在や家屋番号、構造や床面積、所有者などの登記が義務付けられています。建設会社さんを通じて土地家屋調査士に依頼して行うのが一般的ですが、自分で行うこともできます。 Q.知ってると知らないでは違いますね。 A.登記がどのようなものかを理解しておくことはとても大事ですね。賃貸でも売買でも、事前に不動産の登記情報を確認しておくことが安心なお取引に繋がります。以上、総務課髙橋さんに聞く建物登記についてのあれこれでした！次回は、不動産管理会社の【顧客管理】について聞いてみたいと思います！
浜商スタッフブログ＼総務課豆知識／
2024年12月20日
＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識【第１５回法人契約/社宅代行に関するあれこれ】
総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪ このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！第１５回目の今回は！総務課・山本さんに聞く【法人契約/社宅代行】についてのあれこれ～！実際につかったことのない人にはよくわからない法人契約/社宅代行。法人契約にもいろいろあります。詳しく聞いてみました！ Q.法人契約とはなんでしょうか。 A.お勤め先の会社が借主となり、社宅として社員さんが入居する契約のことをいいます。自営業の方が、ご自身の会社の名義で借りることも法人契約です。居住用の場合、入居者が契約者名と異なり、契約者名には企業の名前が入ることとなります。 Q.そのうちたまにある、社宅代行とはなんですか？ A.お部屋を借りると契約手続き、毎月の家賃の支払い、退去手続き、敷金精算…など様々な手続きが必要です。その全ての手続きを企業に代わり、行ってくれるサービスのことを言います。また、そのサービスを行う会社のことを社宅代行会社と言います。 Q.どういう取り決めで介入するシステムなんですか？ A.企業同士が業務委託契約を交わしており、代行会社はお勤め先の企業に代わって代理で手続きを行うことができます。そのため、入居者や不動産会社の希望で使う使わないなどの選択はできません。社宅で契約している件数が多い企業は、代行会社へ依頼しているケースが多いです。企業は不動産知識を持った会社にまかせることで、業務負担を軽減し安心して社宅管理を行うことができます。 Q.法人契約において必要な書類はどんなものがありますか？ A.法人謄本、会社概要や代表者様の身分証を提出いただいています。代行会社が入る場合は、企業との委任状を提出いただくことで前記の提出は不要となります。また、居住用で契約される場合はご入居者様全員の住民票、身分証の写しが必要です。 Q.実際に住む人は契約、更新、解約になんら関わらないのでしょうか？ A.賃貸借契約は契約者の手続きが必要なため、企業より手続きをいただきます。そのため、入居者様からの署名・捺印は不要となります。ですが、契約や解約は入居者様の意向で進むことがほどんどです。意向が固まった時点でお勤め先の担当の部署にお伝えいただくことで、スムーズな手続きが行えると思います。 Q.社宅代行とのやり取りで気をつけている点などありますか？ A.代行会社は常に多くの物件や契約を取り扱っています。万が一に備え、こちらも署名捺印や費用の入金等の手続きのご案内は、余裕を持ったタイミングでしています。ですが、たいていはスケジュールを守った上で正確に手続きを行っていただけるので、安心してやり取りできます。 Q.利用するからにはよく理解しておきたいですね。 A.企業により、契約の条件や形態は様々です。ここに書いたのはあくまでも一部の例で、実際には細かな決まりなどもあります。会社から提示されている条件がある際は、事前にご相談下さい。以上、総務課山本さんに聞く法人契約/社宅代行についてのあれこれでした！次回は、難しそうな【建物登記】について聞いてみたいと思います！
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2024年11月23日
＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識【第１４回整理整頓に関するあれこれ】
総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪ このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！第１４回目の今回は！総務課・柳田さんに聞く【整理整頓】についてのあれこれ～！社内DXという言葉が当たり前の時代！当社ではどのような整理整頓を進めているのか、社内DXとはどういうものか、教えてもらいました！ Q.社内の整理整頓に関しておこなっている工夫を教えてください。 A.単に整理整頓をしても、いずれまた物が溜まっていきます。それではなんの意味もありません。置く場所を自体を増やさない、使用したら必ず元の場所に戻す、そういった当たり前の事もルール化することで、周りへの気遣いを持つ意識を共有し続けています。 Q.社内の備品はどのように管理していますか？ A.事務方以外はフリーデスクですし、メンバー全員に引出し付きのデスクはありません。事務用品は共有で一箇所にまとめてあり、自由に使用して戻すルールとなっています。必要な文具はありますので、不自由なことはありません。個人で所有する必要がないので無くなることもなく、必要な時に使えて便利だと思います。 Q.最近よく聞く社内DXって、なんですか？ A.社内の書類や情報をデジタル化したり、デジタルツールを取り入れたりすることで、働き方などを変革していく取組みです。これによって社内の整理整頓が成されるのはもちろん、バックオフィス業務の効率性を向上させることができます。 Q.当社が行った社内DXについて教えてください。 A.当社の店舗は以前、皆さんが想像するような、いわゆる昔の不動産屋の店舗配置でした。そこでまず、壁一面の書庫の書類をスキャンしサーバー上に移動し書類をほとんど無くすことができました。また、ファイルの命名規則を統一して、すぐに検索で探し出せるルールを作りました。どこでも働ける環境を作ることを目指して、システムの一元化・データの見える化を日々進めています。 Q.ほかに社内DXによるいい影響はありますか？ A.はい、書類が減った分、お客様スペースもしっかりと確保することができました。様々な事情でお部屋探しをすると思いますが、お客様がリラックスしてお部屋探しができるようにを心がけています。現在女性スタッフで、定期的に店舗内の装飾を変えたりしながら季節感を感じて貰えるようにしています。お客様には西荻窪のカフェからチョイスした、ウェルカムお菓子をお出ししたりしています。どこのお菓子が出て来るのか、お楽しみです！！ Q.勤怠管理もDX化されているんですか？ A.会計ソフトをクラウド化した際に勤怠管理もクラウド化して、スマホで打刻をするようになりました。出勤・退勤時に人事労務freeeアプリで各々タップで打刻するだけです。給与明細や有休日数、年末調整等もすべてスマホでの確認で完結しています。総務担当の業務効率アップだけでなく、メンバーがいつでも自分の勤務状況等を確認できる事も、働き方を見える化する大きなメリットになっていると思います。今後、経費精算もスマホで完結できる様に移行予定です。 Q.目的意識をもって整理整頓していくことが大切なんですね。 A.そうですね、物に関してはシンプル化をめざして整理整頓をすること、定型業務に関しては機械に任せて、その空いた時間でお客様へのおもてなしの時間に割いたりしていきたいですね。これからも来店して頂いてわくわくする店舗を目指して、進めていきたいと思います。どうぞよろしくお願いいたします。以上、総務課柳田さんに聞く整理整頓についてのあれこれでした！次回は、法人契約のときによく出てくる【社宅代行】について聞いてみたいと思います！
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