総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪
このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！
記念すべき第２０回目！
総務課・山本さんに聞く【問合対応】についてのあれこれ～！
いつでも当社窓口の最前線！お問い合わせを受け付けることが多い総務課は、
どんなことを念頭に置いて対応しているのか、教えてもらいました！
Q.当社への問い合わせはどのような方法が多いでしょうか？
A.電話やHPを経由してメールでのお問い合わせが特に多いです。
最近ではInstagramやX（旧Twitter）などのSNSからもお問い合わせをいただいています。
他にも、総務課へのご質問を管理課の物件担当伝いにいただくということもあります。
Q.どのような内容が多いでしょうか？
A.入居者様からは室内の不具合や契約更新・解約の手続きについての連絡が多いですね。
また、一般のお客様からは賃貸のお部屋探しのご相談が特に多いです。
その他にも所有されている物件を売りたい・貸したい等のご相談をいただくこともあります。
Q.受付時に気をつけていることはなんですか？
A.管理関係は多岐に及び、管轄が複雑ですので、問合せの内容を正確に汲み取ることが大事です。
もちろん内容によっては、緊急を伴うこともあります。
そのたためできるだけ早く内容を把握し、担当部署にお繋ぎすることも大事です。
もしその場で担当部署からの対応が難しい場合は、内容を伺い適宜ご案内することもあります。
また個人情報を取り扱う機会も大変多く、取得した情報は速やかに登録やデータ保管し、書類は速やかに破棄するようにしています。
Q.当社に問い合わせいただいても対応できない内容はありますか？
A.口座の変更や引き落とし状況の確認等などの、家賃保証会社に関するお問い合わせは弊社で対応ができません。
個人情報の観点から、当社からお問い合わせもできませんので、ご契約者様より保証会社へ連絡をお願いしています。
また、火災保険もお取り扱いの商品によっては保険会社へ直接ご連絡をお願いする場合もあります。
Q.今後、問い合わせ窓口としてどんなものを検討していますか？
A.入居者の方向けに、入居者アプリの導入を検討しています。
専用アプリを利用すれば、営業時間外でも連絡が受けることが可能なります。
場合によっては、正しいお問合せ先をその場でご案内することもできます。
またLINEは国内でユーザー数が大変多いので、お客様も利用しやすいのではないかと現在検討中です。
Q.いろんな角度からのお問合せを集約して対応しているんですね！
A.お問い合わせをいただいた際、迅速かつ柔軟な対応を心がけています。
またお忙しい方々でも連絡をしやすいよう、近い将来アプリの導入も考えています。
何かお困りのことがございましたらご都合に合わせてご連絡下さい。
以上、総務課山本さんに聞く問合対応についてのあれこれでした！
次回は、意外と複雑、【領収書】について聞いてみたいと思います！
