総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪
このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！
今回は第２２回目！
総務課・高橋さんに聞く【電子契約】についてのあれこれ～！
ついに当社でも始まる電子契約！
今後は色々なものがこうなっていくであろう電子契約について、きいてみました！
Q.いよいよ当社でも電子契約がはじまりますね！簡単に電子契約とは？
A.電子契約とは、電子文書に電子署名をして取り交わされる契約のことをいいます。
いろいろな契約を電子契約で締結することができますが、弊社ではまず賃貸借契約の電子契約を開始する予定です。
賃貸管理をさせていただいている住居・駐車場の契約締結に限って、先行して電子契約を導入いたします。
Q.不動産賃貸の電子契約にはどんなメリットがありますか？
A.オーナー様・入居者様は、ご来店しなくても場所や時間を選ばずに契約手続きを進めることができます。
また、当社としては契約書類の郵送が不要となり、コスト削減というメリットもあります。
Q.仕組みを作る上でどんなことに苦労・工夫しましたか？
A.オーナー様・入居者様が安心して契約の締結ができるよう、たくさんの確認を行いました。
一番は法規制への対応やセキュリティリスクの検証に時間を費やしましたね。
また、社内の契約締結までのルール改定や書式の見直しにも十分検証を重ねてまいりました。
Q.今後、契約者様からどのような質問があると予想されますか？
A.電子契約では契約締結後、契約者様に電子署名付きのPDFファイルが送られてきます。
15日以内にご自身でダウンロードして書類保管をしていただきますが、ダウンロード忘れなどのご相談がくるかもしれません。
こちらは、大切なデータファイルになります。
弊社の担当者からもダウンロードをご案内をさせていただきますので、ご安心ください。
Q.運用していくために、社内ではどのようなことを行いましたか？
A.電子契約開始に伴い、管理スタッフ全員に数回にわたるロールプレイングを実施しました。
契約者様に分かりやすいご案内ができるよう、今後も継続していく予定です。
また、社員のITリテラシー向上のため社内研修も実施しております。
Q.電子契約するうえで、どんなことに注意すればいいですか？
A.コロナ禍を経て、多方面での契約が電子化されています。
契約者様は、従来の紙の契約と同様に契約内容をしっかり確かめて納得した上で、ご契約締結することが大切となります。
また、紙と同様にきちんとデータを保管することも大事です。
クラウドなど保管する場所をご自身で決めておくといいかもしれません。
Q.これから活発になっていく電子契約、よく理解して利用したいですね！
A.2022年5月に宅地建物取引業法改正がありました。
これにより重要事項説明や売買契約締結などがオンラインで完結できるようになり、不動産取引の電子化が全面解禁されました。
初めての電子契約を締結される際は、不安があるかもしれません。
ご不明な点は、なんでも弊社担当者にご質問ください。
以上、総務課髙橋さんに聞く電子契約についてのあれこれでした！
次回は、総務課の大事な業務のひとつ、【工事精算】について聞いてみたいと思います！
