総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪
このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！
第１９回目の今回！
総務課・塩野谷さんに聞く【顧客管理】についてのあれこれ～！
お取引をいただいている顧客様の情報管理！
DXとセキュリティの時代に、どのような管理を行っているか聞いてみました！
Q.当社がお取引させていただいたことのあるオーナー様はどのくらいにのぼるのでしょうか？
A.現在管理をさせていただいている戸数は約1,500戸あります。
オーナーチェンジがあったり、新たにお付き合いをさせていただくことになったりと増減はありますが、のべオーナー様数も約1,500ほどとなります。
Q.その膨大なオーナー様の情報をどのように管理していますか？
A.以前はすべて紙に印刷、物件ごとのファイルに格納していたので、必要な情報を探すのも一苦労でした。
保管場所の確保や安全性、正確性についても課題がありましたが、基幹システムの導入などによりパソコンで管理できるようになりました。
特定の操作権限を数人に絞ったり、全員自分専用のID・パスワードで操作することで、いつ誰がどのような操作を行ったかなどがわかります。
これによって情報操作ミスなどを防いでいます。
Q.通常のデータに加え、どのような管理が必要になりますか？
A.お名前や住所などの基本情報に加え、物件の情報や契約内容、入出金を管理しています。
オーナー様の書類の送付先や口座情報、その変更履歴などの記録も重要です。
また、当社からお送りするご挨拶やセミナーのご案内送付可否などの管理も必要としています。
Q.オーナー様データに関する一番よくあるご連絡はなんですか？
A.オーナー様よりよくいただくご連絡は、住所や口座の変更です。
担当経由であったり、直接浜商不動産にご連絡いただくこともあります。
いずれにしても、ご依頼をいただいたらすぐに登録情報の変更を行っています。
社内的なお話ですが、物件担当の変更があった際も基幹システムで一括変更し、すぐに対応できる状態にしています。
Q.これからどのような管理の姿を目指していますか？
A.契約書などまだまだ紙媒体の多い業界ですが、やはり電子契約が普及してきています。
今後は紙でのやりとりが減り、データでのやりとりが増えていくと思います。
ご連絡についても、現在はお電話・メールからとなりますが、オーナーアプリの運用もできればいいなと思っています。
情報の一元管理、連絡窓口の一本化ができると、お客様にとっても今よりもっと便利になると考えています。
Q.顧客データの整理保管に加え、業務効率を高めることも大事ですね！
A.常に個人情報が目の前にあるような業務なので、取り扱いには注意が必要です。
色々な工夫を経て効率的な情報管理ができるようになりましたが、1つ1つの重要性を忘れずに気を引き締めて業務を行っていきます。
以上、総務課塩野谷さんに聞く顧客管理についてのあれこれでした！
次回は、不動産管理会社の【問合対応】について聞いてみたいと思います！
