総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪
このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！
第１４回目の今回は！
総務課・柳田さんに聞く【整理整頓】についてのあれこれ～！
社内DXという言葉が当たり前の時代！
当社ではどのような整理整頓を進めているのか、社内DXとはどういうものか、教えてもらいました！
Q.社内の整理整頓に関しておこなっている工夫を教えてください。
A.単に整理整頓をしても、いずれまた物が溜まっていきます。
それではなんの意味もありません。
置く場所を自体を増やさない、使用したら必ず元の場所に戻す、
そういった当たり前の事もルール化することで、周りへの気遣いを持つ意識を共有し続けています。
Q.社内の備品はどのように管理していますか？
A.事務方以外はフリーデスクですし、メンバー全員に引出し付きのデスクはありません。
事務用品は共有で一箇所にまとめてあり、自由に使用して戻すルールとなっています。
必要な文具はありますので、不自由なことはありません。
個人で所有する必要がないので無くなることもなく、必要な時に使えて便利だと思います。
Q.最近よく聞く社内DXって、なんですか？
A.社内の書類や情報をデジタル化したり、デジタルツールを取り入れたりすることで、働き方などを変革していく取組みです。
これによって社内の整理整頓が成されるのはもちろん、バックオフィス業務の効率性を向上させることができます。
Q.当社が行った社内DXについて教えてください。
A.当社の店舗は以前、皆さんが想像するような、いわゆる昔の不動産屋の店舗配置でした。
そこでまず、壁一面の書庫の書類をスキャンしサーバー上に移動し書類をほとんど無くすことができました。
また、ファイルの命名規則を統一して、すぐに検索で探し出せるルールを作りました。
どこでも働ける環境を作ることを目指して、システムの一元化・データの見える化を日々進めています。
Q.ほかに社内DXによるいい影響はありますか？
A.はい、書類が減った分、お客様スペースもしっかりと確保することができました。
様々な事情でお部屋探しをすると思いますが、お客様がリラックスしてお部屋探しができるようにを心がけています。
現在女性スタッフで、定期的に店舗内の装飾を変えたりしながら季節感を感じて貰えるようにしています。
お客様には西荻窪のカフェからチョイスした、ウェルカムお菓子をお出ししたりしています。
どこのお菓子が出て来るのか、お楽しみです！！
Q.勤怠管理もDX化されているんですか？
A.会計ソフトをクラウド化した際に勤怠管理もクラウド化して、スマホで打刻をするようになりました。
出勤・退勤時に人事労務freeeアプリで各々タップで打刻するだけです。
給与明細や有休日数、年末調整等もすべてスマホでの確認で完結しています。
総務担当の業務効率アップだけでなく、メンバーがいつでも自分の勤務状況等を確認できる事も、働き方を見える化する大きなメリットになっていると思います。
今後、経費精算もスマホで完結できる様に移行予定です。
Q.目的意識をもって整理整頓していくことが大切なんですね。
A.そうですね、物に関してはシンプル化をめざして整理整頓をすること、
定型業務に関しては機械に任せて、その空いた時間でお客様へのおもてなしの時間に割いたりしていきたいですね。
これからも来店して頂いてわくわくする店舗を目指して、進めていきたいと思います。
どうぞよろしくお願いいたします。
以上、総務課柳田さんに聞く整理整頓についてのあれこれでした！
次回は、法人契約のときによく出てくる【社宅代行】について聞いてみたいと思います！
