総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪
このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！
大台に乗った第２１回目！
総務課・柳田さんに聞く【領収書】についてのあれこれ～！
大人になればだれでも使うことのある領収書。
当社で関わることの領収書について聞いてみました！
Q.領収書とはなんでしょう？
A.領収書は、商品やサービスの代金が支払われたことを証明する書類です。
支払った側は支払った証拠として、受け取った側はお金を受け取った証拠として領収書を使用します。
普通の生活でも、お店で買い物をしたときに発行されますよね。
Q.当社はどんな場面で領収書を発行しますか？
A.オーナー様から更新手数料を頂く際、売買契約の仲介手数料など、多種にわたり発行することがあります。
売買関連などの金額が大きい額の際には、慎重に発行する必要がありますね。
契約時の敷金の領収書をもらえないか、という質問がよくありますが、敷金はお預かり金なので領収書は発行されません。
逆に、工事業者さんなどからオーナー様へ発行されたものをまとめてお送りする時、領収書を預かったりします。
Q.社員から経費としても領収書の提出がありますね、たとえばどんな内容ですか？
A.業務上発生する経費ですね。
たとえばお客様をご案内する際のコインパーキング代であったり、その他公的機関での調査等で支払ったものなどです。
物件の管理に必要なものの領収書などもあります。
Q.経費の処理は、どのように社員に返していますか？
A.領収書の処理は、アプリにて経費精算も検討していますが、現在は個別にまとめて計算して封筒に現金を入れてメンバーに手渡しをしています。
少額でも現金で貰える嬉しさが、メンバーからはこのままが良いという意見もあります。
しかし、だんだんと両替ができる金融機関の支店が減って来ているので、今後WEB化への検討が必要と考えています。
Q.自社の領収書の処理についてどうしてますか？
A.自社の領収書の処理は、月ごとにまとめてスキャンし、PDFで保存をしています。
現在では念の為、紙での保存もしています。
枚数も大変多くなりますので、紙での保存は時期を見て無くしていくことも検討しています。
Q.適切な保管が大事ですね。
A.そうですね、決算時などにはエビデンスになりますので、きちんと保管することが重要です。
どんなときでもさっと確認できるよう、明確に解りやすく保管することを心がけています。
以上、総務課柳田さんに聞く領収書ついてのあれこれでした！
次回は、これから増えてくる、【電子契約】について聞いてみたいと思います！
