総務課メンバーによるコラム【＼こっそり教えちゃう／総務課豆知識】♪♪
このコーナーでは経理・契約などを事務作業をまとめて行っている総務課が、
不動産契約や庶務に関する豆知識などをお届けします！
今回は第２３回目！
総務課・山本さんに聞く【工事精算】についてのあれこれ～！
総務課の主な業務の工事精算という業務があります！
具体的にはどのようなことをしているのか、聞いてみました！
Q.工事精算業務とはなんですか？
A.エアコンや給湯器等、建物に関する設備を修理・交換をする際にかかったお金を精算するための業務です。
工事終了後、業者さんから来た書類の内容が正確かを確認し、それを元に負担先に向けて見積書や請求書を作成する業務のことをいいます。
Q.具体的にどんなことを行っていますか？
A.オーナー様や、場合によっては入居者様宛に、見積書や請求書を作成します。
これらの書類には施工内容や金額、請求書には振込口座や入金期限を明記します。
見積書はご提案の内容もありますので、請求書では最終的に決定した内容を書き換えます。
また、お預かりしたお金を振り分けてお支払いする業務もございます。
Q.工事の精算にあたってどんな質問を多く受けますか？
A.工事関連の書類はオーナー様へ向けての発行が多いです。
そのため、オーナー様からどこの口座に振込みをすれば良いのかなどよくお問合せをいただきます。
施工内容が多くなればそれだけ記載の内容も多いため、見づらいかもしれません。
Q.工事精算の業務にあたって気を付けていることはなんですか？
A.見積書や精算書では、記入されている金額が細かかったり、施工内容に耳馴染みのない言葉も多くあります。
金額間違いや文字の打ち間違いをしやすいので、作成後の最終確認は欠かせません。
総務課だけでなく、物件の担当も確認するなどダブルチェック行っています。
Q.工事精算を行う上で、大変だなと思うことはありますか？
A.内容によっては半額がオーナー様、半額が入居者様など、請求先が複数になることがあります。
その場合、一方から入金が遅れ続けると完了できず、管理が大変になります。
また人為的なものですが、請求書を作る際施工内容が多いと記入漏れがあり、元々の請求額と金額が合わない等がよくあります。
消費税を計算した際、小数点の関係で1円の増減があり、見直しが必要になるなどもありがちです。
Q.正確に行わなければいけない大事な業務ですね。
A.工事に関する書類は間違えやすい項目が多いため、他の書類よりもとても気を張ります。
皆様に正確な情報でお渡しできるよう注意深く作成しています。
書類の見方など、ご不明な点はいつでもご連絡下さい。
以上、総務課山本さんに聞く工事精算についてのあれこれでした！
次回は、総務課の大事な業務のひとつ、【退去精算】について聞いてみたいと思います！
